POLITYKA PRYWATNOŚCI APLIKACJI SPARINGOWNIA § 1. Administrator danych osobowych 1. Administratorem danych osobowych przetwarzanych w związku z korzystaniem z aplikacji „Sparingownia" (dalej: „Aplikacja") jest Bartosz Socha, prowadzący działalność pod firmą Bartosz Socha (adres stałego miejsca wykonywania działalności gospodarczej: ul. Tomasza Judyma 15/27, 91-134 Łódź), wpisany do Centralnej Ewidencji Informacji o Działalności Gospodarczej, posiadający NIP: 9472003625, numer REGON: 387777266 (dalej: „Administrator"). 2. Kontakt z Administratorem w sprawach dotyczących ochrony danych osobowych jest możliwy za pomocą: a) poczty elektronicznej – pod adresem: [email protected], b) poczty tradycyjnej – pod adresem: ul. Tomasza Judyma 15/27, 91-134 Łódź. 3. Administrator przetwarza dane osobowe zgodnie z Rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (dalej: „RODO") oraz innymi obowiązującymi przepisami prawa dotyczącymi ochrony danych osobowych. § 2. Definicje Pojęcia pisane wielką literą, niezdefiniowane w niniejszej Polityce prywatności, mają znaczenie nadane im w Regulaminie Aplikacji Sparingownia (dalej: „Regulamin"). Ponadto: 1. Dane osobowe – wszelkie informacje o zidentyfikowanej lub możliwej do zidentyfikowania osobie fizycznej w rozumieniu art. 4 pkt 1 RODO. 2. Osoba, której dane dotyczą – Trener lub inna osoba fizyczna, której dane osobowe są przetwarzane przez Administratora w związku z funkcjonowaniem Aplikacji. 3. Przetwarzanie – operacja lub zestaw operacji wykonywanych na danych osobowych w rozumieniu art. 4 pkt 2 RODO. 4. Polityka prywatności – niniejszy dokument. § 3. Kategorie osób, których dane są przetwarzane Administrator przetwarza dane osobowe następujących kategorii osób: 1. Trenerzy – osoby fizyczne korzystające z Aplikacji w imieniu i na rzecz Klubów Sportowych. 2. Osoby kontaktujące się z Administratorem – osoby fizyczne, które kontaktują się z Administratorem za pomocą poczty elektronicznej lub tradycyjnej, w tym w ramach procedury zgłaszania treści (§ 10 Regulaminu). § 4. Zakres przetwarzanych danych osobowych 1. Dane Trenerów: a) imię i nazwisko, b) adres poczty elektronicznej, c) wskazanie Klubu Sportowego i Drużyny, d) wymagania co do przeciwników (zdefiniowane przy pierwszym logowaniu), e) treści wiadomości przesyłanych w ramach Propozycji Meczów, f) dane dotyczące aktywności w Aplikacji (daty logowań, składane i otrzymane Propozycje Meczów, historia meczów). 2. Dane Klubów Sportowych (dane organizacyjne, nie stanowiące danych osobowych): a) adres poczty elektronicznej Klubu Sportowego, b) dane identyfikacyjne Klubu Sportowego (NIP, REGON, powiat, województwo, logo). 3. Dane techniczne zbierane automatycznie: a) adres IP, b) typ i wersja przeglądarki internetowej, c) system operacyjny, d) data i godzina dostępu do Aplikacji, e) dane zawarte w plikach cookies (szczegóły w § 10 niniejszej Polityki prywatności). 4. Dane osób kontaktujących się z Administratorem: a) imię i nazwisko (jeśli podane), b) adres poczty elektronicznej, c) treść korespondencji. § 5. Cele i podstawy prawne przetwarzania danych osobowych Administrator przetwarza dane osobowe w następujących celach i na następujących podstawach prawnych: 1. Świadczenie Usługi korzystania z Aplikacji, w tym: a) rejestracja i prowadzenie Kont Trenerów, b) umożliwienie składania i odbierania Propozycji Meczów, c) wyświetlanie wyników wyszukiwania na podstawie zdefiniowanych wymagań, d) komunikacja związana z funkcjonowaniem Konta. Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. b) RODO – przetwarzanie jest niezbędne do wykonania umowy, której stroną jest osoba, której dane dotyczą, lub do podjęcia działań na żądanie osoby, której dane dotyczą, przed zawarciem umowy. 2. Weryfikacja Kont Klubów Sportowych: a) potwierdzenie tożsamości i wiarygodności Klubu Sportowego. Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. b) RODO – przetwarzanie jest niezbędne do podjęcia działań na żądanie osoby, której dane dotyczą, przed zawarciem umowy, oraz art. 6 ust. 1 lit. f) RODO – prawnie uzasadniony interes Administratora polegający na weryfikacji wiarygodności użytkowników platformy. 3. Weryfikacja Kont Trenerów przez Kluby Sportowe: a) potwierdzenie przynależności Trenera do wskazanego Klubu Sportowego. Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. b) RODO – przetwarzanie jest niezbędne do wykonania umowy. 4. Rozpatrywanie reklamacji i obsługa zgłoszeń: a) przyjmowanie i rozpatrywanie reklamacji, b) przyjmowanie i rozpatrywanie zgłoszeń dotyczących treści naruszających Regulamin (procedura DSA), c) rozpatrywanie odwołań od decyzji Administratora. Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. b) RODO – wykonanie umowy, oraz art. 6 ust. 1 lit. c) RODO – wypełnienie obowiązku prawnego ciążącego na Administratorze (w szczególności obowiązki wynikające z DSA). 5. Realizacja obowiązków podatkowych i rachunkowych: a) wystawianie faktur VAT, b) prowadzenie dokumentacji księgowej. Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. c) RODO – wypełnienie obowiązku prawnego ciążącego na Administratorze (przepisy podatkowe i rachunkowe). 6. Ustalenie, dochodzenie lub obrona przed roszczeniami: a) archiwizacja danych na potrzeby ewentualnych postępowań. Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. f) RODO – prawnie uzasadniony interes Administratora polegający na ochronie jego praw. 7. Zapewnienie bezpieczeństwa Aplikacji: a) monitorowanie zagrożeń, b) wykrywanie nadużyć i nieautoryzowanego dostępu, c) prowadzenie logów systemowych. Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. f) RODO – prawnie uzasadniony interes Administratora polegający na zapewnieniu bezpieczeństwa teleinformatycznego. 8. Analityka i poprawa jakości Usługi: a) analiza sposobu korzystania z Aplikacji, b) poprawa funkcjonalności i wydajności Aplikacji. Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. f) RODO – prawnie uzasadniony interes Administratora polegający na doskonaleniu świadczonych usług. § 6. Udostępnianie danych w ramach Aplikacji 1. W ramach funkcjonowania Aplikacji dane Trenerów są udostępniane innym użytkownikom Aplikacji w następującym zakresie: a) Propozycje Meczów – Trener składający Propozycję Meczu udostępnia swoje imię i nazwisko, nazwę Klubu Sportowego, nazwę Drużyny oraz treść wiadomości dołączonej do Propozycji Meczu. Dane te są widoczne dla Trenera Drużyny, do której skierowano Propozycję, oraz dla Klubu Sportowego, do którego należy ta Drużyna. b) Wyniki wyszukiwania – w wynikach wyszukiwania mogą być widoczne nazwy Drużyn, nazwy Klubów Sportowych oraz powiat i województwo Klubu Sportowego. 2. Trener, składając Propozycję Meczu, przyjmuje do wiadomości, że zawarte w niej dane (w tym treść wiadomości) zostaną udostępnione odbiorcom wskazanym w ust. 1 pkt a) powyżej. 3. Administrator zaleca, aby Trenerzy nie umieszczali w wiadomościach dołączanych do Propozycji Meczów danych osobowych wykraczających poza zakres niezbędny do umówienia meczu sparingowego (w szczególności: numerów telefonów, adresów zamieszkania, numerów PESEL). § 7. Odbiorcy danych osobowych 1. Dane osobowe mogą być przekazywane następującym kategoriom odbiorców: a) dostawcy usług hostingowych i infrastruktury IT – w celu przechowywania danych i zapewnienia funkcjonowania Aplikacji, b) dostawcy systemu poczty elektronicznej – w celu komunikacji z użytkownikami, c) dostawcy systemów płatności TPay S.A. plac Andersa 3, 17 piętro, 61-894 Poznań – w celu obsługi Opłat Rocznych d) biuro rachunkowe lub księgowy – w celu realizacji obowiązków podatkowych i rachunkowych, e) organy państwowe – w przypadkach przewidzianych przepisami prawa (np. organy podatkowe, organy ścigania, sądy). 2. Administrator powierza przetwarzanie danych osobowych wyłącznie podmiotom, które zapewniają odpowiednie gwarancje wdrożenia właściwych środków technicznych i organizacyjnych, tak aby przetwarzanie spełniało wymogi RODO. 3. Administrator zawiera z podmiotami przetwarzającymi dane osobowe w jego imieniu umowy powierzenia przetwarzania danych osobowych zgodnie z art. 28 RODO. § 8. Przekazywanie danych do państw trzecich 1. Co do zasady dane osobowe przetwarzane są na terenie Europejskiego Obszaru Gospodarczego (EOG). 2. W przypadku korzystania z usług dostawców mających siedzibę poza EOG (np. dostawcy usług hostingowych, poczty elektronicznej), dane osobowe mogą być przekazywane do państw trzecich wyłącznie na podstawie: a) decyzji Komisji Europejskiej stwierdzającej odpowiedni stopień ochrony danych (art. 45 RODO), lub b) standardowych klauzul umownych przyjętych przez Komisję Europejską (art. 46 ust. 2 lit. c) RODO), lub c) innych odpowiednich zabezpieczeń przewidzianych w RODO. 3. Informacja o aktualnych dostawcach usług, którym przekazywane są dane, oraz o stosowanych zabezpieczeniach jest dostępna na żądanie – wystarczy skontaktować się z Administratorem pod adresem wskazanym w § 1 ust. 2 niniejszej Polityki prywatności. § 9. Okres przechowywania danych osobowych 1. Dane osobowe Trenerów i osób reprezentujących Kluby Sportowe przetwarzane w celu świadczenia Usługi są przechowywane przez okres obowiązywania Umowy, a po jej zakończeniu – przez okres archiwizacji wynoszący 90 (dziewięćdziesiąt) dni, zgodnie z § 11 ust. 8 Regulaminu. Po upływie okresu archiwizacji dane są usuwane. 2. Dane przetwarzane w celu realizacji obowiązków podatkowych i rachunkowych są przechowywane przez okres wymagany przepisami prawa, tj. co do zasady 5 lat od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku. 3. Dane przetwarzane w celu ustalenia, dochodzenia lub obrony przed roszczeniami są przechowywane do czasu przedawnienia roszczeń, tj. co do zasady nie dłużej niż 3 lata (roszczenia związane z prowadzeniem działalności gospodarczej) lub 6 lat (roszczenia ogólne) od dnia wymagalności roszczenia. 4. Dane przetwarzane na podstawie prawnie uzasadnionego interesu Administratora (analityka, bezpieczeństwo) są przechowywane do czasu wniesienia skutecznego sprzeciwu przez osobę, której dane dotyczą, lub do czasu ustania prawnie uzasadnionego interesu. 5. Logi systemowe zawierające dane techniczne są przechowywane przez okres nieprzekraczający 12 (dwunastu) miesięcy. 6. Dane zawarte w korespondencji (reklamacje, zgłoszenia, odwołania) są przechowywane przez okres niezbędny do rozpatrzenia sprawy, a następnie przez okres wskazany w ust. 3 powyżej. § 10. Pliki cookies 1. Aplikacja wykorzystuje pliki cookies (ciasteczka), tj. niewielkie pliki tekstowe zapisywane na urządzeniu końcowym użytkownika podczas korzystania z Aplikacji. 2. Administrator wykorzystuje następujące rodzaje plików cookies: a) Cookies niezbędne (techniczne) – pliki niezbędne do prawidłowego funkcjonowania Aplikacji, w tym do utrzymania sesji zalogowanego użytkownika, zapewnienia bezpieczeństwa oraz zapamiętania ustawień. Pliki te nie wymagają zgody użytkownika. Podstawa prawna: art. 173 ust. 3 ustawy z dnia 16 lipca 2004 r. – Prawo telekomunikacyjne. b) Cookies analityczne – pliki służące do zbierania informacji o sposobie korzystania z Aplikacji (np. liczba odwiedzin, czas spędzony na stronie, źródło ruchu). Pliki te są stosowane wyłącznie po uzyskaniu zgody użytkownika. Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. a) RODO – zgoda osoby, której dane dotyczą. 3. Użytkownik może w każdej chwili zmienić ustawienia dotyczące plików cookies za pomocą ustawień przeglądarki internetowej, w tym zablokować zapisywanie plików cookies lub usunąć już zapisane pliki. Szczegółowe informacje na temat zarządzania plikami cookies dostępne są w dokumentacji przeglądarki internetowej. 4. Zablokowanie plików cookies niezbędnych może uniemożliwić prawidłowe korzystanie z Aplikacji. § 11. Prawa osób, których dane dotyczą 1. Osobie, której dane osobowe są przetwarzane przez Administratora, przysługują następujące prawa: a) Prawo dostępu do danych (art. 15 RODO) – prawo do uzyskania od Administratora potwierdzenia, czy przetwarzane są dane osobowe jej dotyczące, a jeżeli ma to miejsce – prawo do uzyskania dostępu do tych danych oraz informacji wskazanych w art. 15 RODO. b) Prawo do sprostowania danych (art. 16 RODO) – prawo do żądania od Administratora niezwłocznego sprostowania nieprawidłowych danych osobowych lub uzupełnienia niekompletnych danych. c) Prawo do usunięcia danych (art. 17 RODO) – prawo do żądania od Administratora niezwłocznego usunięcia danych osobowych, w przypadkach określonych w art. 17 RODO (tzw. „prawo do bycia zapomnianym"). d) Prawo do ograniczenia przetwarzania (art. 18 RODO) – prawo do żądania od Administratora ograniczenia przetwarzania danych osobowych w przypadkach określonych w art. 18 RODO. e) Prawo do przenoszenia danych (art. 20 RODO) – prawo do otrzymania danych osobowych w ustrukturyzowanym, powszechnie używanym formacie nadającym się do odczytu maszynowego (JSON lub CSV) oraz prawo do przesłania tych danych innemu administratorowi. Prawo to przysługuje, gdy przetwarzanie odbywa się na podstawie zgody lub umowy i w sposób zautomatyzowany. f) Prawo do sprzeciwu (art. 21 RODO) – prawo do wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania danych osobowych opartego na prawnie uzasadnionym interesie Administratora (art. 6 ust. 1 lit. f) RODO). W przypadku wniesienia sprzeciwu Administrator zaprzestaje przetwarzania danych w tym celu, chyba że wykaże istnienie ważnych prawnie uzasadnionych podstaw do przetwarzania, nadrzędnych wobec interesów, praw i wolności osoby, której dane dotyczą, lub podstaw do ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń. g) Prawo do cofnięcia zgody – w zakresie, w jakim przetwarzanie danych odbywa się na podstawie zgody (art. 6 ust. 1 lit. a) RODO), osoba, której dane dotyczą, ma prawo do cofnięcia zgody w dowolnym momencie. Cofnięcie zgody nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano na podstawie zgody przed jej cofnięciem. h) Prawo do wniesienia skargi do organu nadzorczego – prawo do wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa, www.uodo.gov.pl), jeżeli osoba, której dane dotyczą, uzna, że przetwarzanie jej danych osobowych narusza przepisy RODO. 2. W celu skorzystania z praw wskazanych w ust. 1 powyżej należy skontaktować się z Administratorem za pomocą danych kontaktowych wskazanych w § 1 ust. 2 niniejszej Polityki prywatności. 3. Administrator udziela odpowiedzi na żądanie osoby, której dane dotyczą, bez zbędnej zwłoki, nie później jednak niż w terminie miesiąca od otrzymania żądania. W przypadkach szczególnie skomplikowanych termin ten może zostać przedłużony o kolejne dwa miesiące, o czym Administrator informuje osobę, której dane dotyczą, w terminie miesiąca od otrzymania żądania, podając przyczyny opóźnienia. 4. Realizacja prawa do przenoszenia danych (ust. 1 pkt e) odbywa się zgodnie z § 4 ust. 19 Regulaminu – dane udostępniane są w formacie JSON lub CSV w terminie 30 dni od zgłoszenia żądania. § 12. Obowiązek podania danych osobowych 1. Podanie danych osobowych przez Trenera w zakresie wskazanym w § 4 ust. 1 pkt a)-d) niniejszej Polityki prywatności jest dobrowolne, lecz niezbędne do utworzenia Konta Trenera i korzystania z funkcjonalności Aplikacji. Brak podania tych danych uniemożliwia rejestrację i korzystanie z Aplikacji. 2. Podanie danych organizacyjnych Klubu Sportowego (NIP, REGON, powiat, województwo, logo, adres e-mail) jest dobrowolne, lecz niezbędne do rejestracji Konta Klubu. Brak podania tych danych uniemożliwia zawarcie Umowy. 3. Podanie danych w treści wiadomości dołączanych do Propozycji Meczów jest w pełni dobrowolne i zależy wyłącznie od decyzji Trenera. § 13. Zautomatyzowane podejmowanie decyzji i profilowanie 1. Administrator nie podejmuje decyzji opartych wyłącznie na zautomatyzowanym przetwarzaniu, w tym profilowaniu, które wywoływałyby wobec osoby, której dane dotyczą, skutki prawne lub w podobny sposób istotnie na nią wpływały w rozumieniu art. 22 RODO. 2. Wymagania co do przeciwników definiowane przez Trenera przy pierwszym logowaniu służą wyłącznie do filtrowania wyników wyszukiwania i nie stanowią profilowania w rozumieniu art. 22 RODO. § 14. Bezpieczeństwo danych osobowych 1. Administrator stosuje odpowiednie środki techniczne i organizacyjne zapewniające ochronę przetwarzanych danych osobowych, w szczególności: a) szyfrowanie transmisji danych z wykorzystaniem protokołu SSL/TLS, b) stosowanie haseł dostępu i mechanizmów uwierzytelniania, c) regularne tworzenie kopii zapasowych, d) ograniczenie dostępu do danych osobowych wyłącznie do osób upoważnionych, e) stosowanie oprogramowania antywirusowego i zapór sieciowych, f) regularne przeglądy i aktualizacje stosowanych zabezpieczeń. 2. Administrator zobowiązuje osoby upoważnione do przetwarzania danych osobowych do zachowania poufności. § 15. Dane osobowe osób niepełnoletnich 1. Aplikacja nie jest skierowana do osób poniżej 16 roku życia. Administrator świadomie nie zbiera danych osobowych osób niepełnoletnich. 2. W przypadku powzięcia informacji, że dane osobowe osoby niepełnoletniej zostały zebrane bez wymaganej zgody rodzica lub opiekuna prawnego, Administrator niezwłocznie podejmuje kroki w celu usunięcia tych danych. § 16. Zmiany Polityki prywatności 1. Administrator zastrzega sobie prawo do wprowadzania zmian w niniejszej Polityce prywatności, w szczególności w przypadku: a) zmian przepisów prawa dotyczących ochrony danych osobowych, b) zmian funkcjonalności Aplikacji wpływających na sposób przetwarzania danych osobowych, c) zmiany zakresu lub celów przetwarzania danych osobowych, d) zaleceń lub decyzji organów nadzorczych. 2. O każdej istotnej zmianie Polityki prywatności Administrator informuje użytkowników poprzez: a) umieszczenie komunikatu w Aplikacji, b) przesłanie informacji na adres poczty elektronicznej powiązany z Kontem. 3. Aktualna wersja Polityki prywatności jest zawsze dostępna pod adresem: sparingownia.pl/polityka-prywatnosci. 4. Niniejsza Polityka prywatności obowiązuje od dnia 18.02.2026.